PLANNER

HERRAMIENTAS DE  ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PLANNER)

El software de administración de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.

Una de las tareas más comunes en el manejo de proyectos es la planificación de una serie de eventos. La complejidad que puede acarrear esta tarea depende enteramente en la manera en que la herramienta es usada. Algunas de las dificultades para la planificación de proyectos pueden ser:

• Eventos que dependen de la creación de otros eventos.
• Planear que las personas trabajen en las tareas requeridas.
• Asignar los recursos necesarios a las tareas.
• Manejo de las incertidumbres con las estimaciones de duración de ciertas tareas.
• Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.
• Manejar varios proyectos simultáneamente para cubrir los requerimientos.

Provisión de la información

Para poder justificar todo el tiempo que se emplea en utilizar el software de manejo de proyectos, éste debe de proveer una enorme cantidad de información a un gran número de personas. Los requerimientos típicos entre los programas más comunes son:

• Listas de tareas por persona.
• Listas de planificación de recursos.
• Información del tiempo que las tareas requerirán para su terminación.
• Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.
• Información de la carga de trabajo y los días feriados o vacaciones para los empleados.
• Información histórica de cómo han progresado proyectos similares anteriormente desarrollados.

Planner, una aplicación multiplataforma de administración de proyectos.

El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fácil de utilizar interfaz gráfica de usuario.

Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

Basado en el Web

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

• Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
• Facilidad del control de acceso.
• Naturalmente multiusuario.
• Solamente una instalación/versión de software para mantener.
• Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
• Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorios.

IMPORTANCIA

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

OBJETIVO GENERAL

Esta aplicación tiene como objetivo administrar proyectos caseros. Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos utiliza interfaces más simples.

De un solo usuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en la planificación desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.

Multi-Usuarios o corporativos

Existen también software o herramientas informáticas que centralizan la información encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO), pero virtual,y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la organización.

CRÍTICAS AL SOFTWARE DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Un cierto software no se puede derivar de un método acertado de administración de proyectos. Por ejemplo, mostrando por defecto las gráficas de Gantt se anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar primero objetivos y distribuciones. Lo anterior se resuelve con el uso de las nuevas tecnologías y herramientas de control, gestión y seguimiento de proyectos que permiten la toma de decisiones activas logrando hacer los ajustes necesarios minimizando los costos y retrasos.

• La estandarización, de manera que las consideradas como mejores técnicas son implementadas en la herramienta, logran mejores resultados corporativos.
• Algunas personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más simple, (Ej. pluma y papel), pero no consideran esta posibilidad y se complican con las grandes operaciones innecesarias.
• Similar a PowerPoint, el software de administración de proyectos puede proteger al administrador del contacto personal con otros usuarios que puede ser vital.
• Los nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional de administración de proyectos. Con frecuencia, los usuarios del software de administración de proyectos no están manejando realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un "proyecto" en el sentido tradicional del término; no implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en un objetivo con un inicio/fin discreto. Los usuarios de Groupware actualmente agregan "las características de la gerencia de proyecto" que apoyan directamente este tipo de gerencia de un proyecto. Los encargados de proyecto clásicamente pueden discutir si ésta manera de actuar es "una administración de proyectos correcta." Sin embargo, los usuarios finales de tales herramientas las referirán como tales, y la definición de facto de la gerencia de proyecto del término puede cambiar.
• Cuando se trabaja con muchos proyectos grandes, el software de gestión de proyectos puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente el usuario no debe utilizar software de gestión si lleva adelante un solo proyecto pequeño, pues el esfuerzo que tendrá que utilizar para aprender a manejar y utilizar dicho software no le valdrá la pena.

  LA VENTANA DE PLANNER

La ventana de Planner contiene los siguientes elementos:

• Barra de menús: Los menús de la barra de menús que contienen todos los comandos que necesita para trabajar con archivos en Planner.

• Barra de herramientas: La barra de herramientas contiene un subconjunto de los comandos que se pueden acceder desde la barra de menús.

• Barra de Estado: La barra de estado muestra información acerca de la actividad actual de Planner y la información contextual acerca de los elementos de menú.

 

Planner en el manejo de proyectos

Planner es una excelente herramienta para manejar el horario y los recursos de un proyecto, pero para manejar proyectos de forma consistente y exitosa, es importante destacar que Planner debe ser usado solo como una parte en lo que se refiere a Metodología de Manejo de Proyectos. Una metodología de manejo de proyectos es simplemente el conjunto de procedimeintos que son documentados y consistentemente seguidos   cuando se ejecutan proyectos.

Vista Tareas (Task View)

Tiene las siguientes funciones:
● Definición de tareas
● Secuencia de tareas
● Estimación de duración de tareas
● Calculo de costo de tareas.

Vista Gantt (Gantt View)

Esta opción proporciona una el proyecto en el formato del diagrama Gantt con
una versión reducida de la vista Tareas.
Nos permite:

● Ver una representación gráfica del calendario del proyecto
● Manejar relaciones entre tareas usando Arrastrar y Soltar
● Aumentar o disminuir el “Zoom” para apreciar detalles de las tareas
● Ver recursos asignados a a cada tarea.

Vista Recursos (Resources View)

Esta vista nos da acceso a las siguientes posibilidades:
● Administración de la lista derecursos del proyecto, incluyendo recursos humanos y materiales.
● Administración de grupos de recursos.
● Administración de costos de recursos.

Vista Uso de recursos (Resource Usage View)

Esta vista muestra los recursos basados en las tareas a las cuales fueron asignados. El aspecto e ssimilar a la vista Gantt, pero es organizado según recursos.

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